如何编写有关IT安全性的电子邮件，该电子邮件将被最终用户阅读并被其忽略？

#1 楼

我几年前学到的一个小技巧-像这样布置您的电子邮件：


短版本


非常短的简洁点数
如果是X，则需要执行此操作
否则，则需要执行此操作（或不需要执行任何操作）

长版本或完整详细信息

...在这里，您可以列出所需的完整版本。


97％的用户永远不会阅读长版本，因此请计算短版本。但是，此处的关键是，如果可以在简短版本和长版本之间进行选择，则大多数用户将阅读该简短版本。当您输入“ Short Version”部分的标题时，便会诱使他们阅读该内容，因为他们觉得只要阅读简短的版本，他们就可以“摆脱困境”。就像是心理学之类的东西。

无论您做什么，许多用户仍然不会阅读邮件。不过，通过这种方法我获得了更高的命中率。

#2 楼

正如@gowenfawr所说，无论您做什么，许多用户都不会阅读邮件。

因此，如果您需要确保消息已传递到大脑，而不仅仅是收件箱或已作用，则您需要的是一种反馈机制。

使用社交方法可以很简单-例如在提供信息时询问用户一个本质上是假的问题。例如，如果您提供几种解决某个问题的方法，则可以要求他们告诉您哪种方法最适合他们的工作，或者要求他们根据方便程度排序并坚持回答。不回复的人可能没有读过它，您可以跟他们进行跟进。 “（这会引起投诉，但很有效，如果您获得管理层的允许，这种方法确实可以扭转局面。）

#3 楼

我认为自己具有很高的技术技能，通常会发现自己在浏览或略过这些信息。但是，我最近安装的Google产品带有以下标头：

Please read this carefully - It's not just the usual yada yada.

出于这种轻松的性质，我发现自己要仔细阅读文档，并开始在我的工作中使用这种技术。

我发现，当sysadmin和用户之间建立生理/心理联系时，用户通常会读取管理消息。在Google的情况下，这只是个开玩笑的话。

另一种被证明是成功的方法是为您的消息增加交互性，并获得非常明显的交互奖励。诸如“您是否同意这个“是|否””之类的简单名词，或者是对某些政策持赞成或反对的看法，例如对印刷学分的奖励。

#4 楼

我想到了一些要点：


简洁明了。通常会丢弃太长的消息。
使用以下主题对消息进行分类：维护，注意，重要。并使主题明确（但简短）。
如果可能，将电子邮件客户端配置为默认为电子邮件标题着色。有了一套一致的规则，您将获得更多关注。将重要的事情变成红色，但不要滥用。
最后，培训用户。举办提高认识的课程，教他们如何应对。维护重要信息吗？收到重要通知后该怎么办？谁发送通知给我？

#5 楼

有一点是，仅在重要且至关重要的阅读邮件时才发送电子邮件-不要将其用于普通新闻通讯或无聊的信息-用户将很快学会忽略它们。

对于一般安全意识，每次都使用不同的机制，并使其有趣，值得其一会儿使用，如果它们失败了：强制性的，例如每年签署企业可接受的使用政策。

@RobertDavidGraham说-请勿向他们发送维护电子邮件-无论如何，这些电子邮件应来自操作人员或变更管理人员。

#6 楼

我认为您不能只看一封邮件。观察了我们的IT和ITSEC小组多年来的发展，我注意到他们的普遍看法与所发出的电子邮件的整体有关，只有几封好邮件无法解决。

这里有一些总体思路：


不要只使用一种通讯介质-我知道您想用1条简洁的电子邮件来解决此问题，但这可能不可行。重要的事情-多次邮寄，让用户知道重复的事情。每当电子邮件中有一条信息时，也要在公司内部网站上保存一个档案，使用户可以轻松访问该档案，并将其放在进行电话支持的人员的头上。绝对至关重要时，请考虑在主要出口处张贴标志。
帮助用户确定优先级-您已经列出了一组不错的典型消息类型。其中一些是必须在截止日期前知道的（例如，我们正在更新您的计算机，如果您不执行我们告诉您的操作，则需要3天才能恢复到可行的系统）是可能不会影响它们的微小更改。对于重要的东西，请用力击打。对于次要的东西-先给他们工具，以确定它们是否适合受影响的人群。这意味着您必须充分了解用户以及他们如何定义自己，才能为受众群体提供一些基准。
总体上要了解您的噪音与音量之比-每日消息，无论含义如何，将被忽略。用户只是不会在乎安全性。将重大影响变化汇总在一起，找到将低优先级FYI内容显示为低优先级的方法，并总体上了解您的部门整体提供了多少信息。

#7 楼

大声笑。

第一件事是要意识到用户通常会忽略您的所有电子邮件。不要再想像这个问题可以解决了。更好。研究表明，用户更加关注文本消息和HTML页面。

电子邮件越短越好。电子邮件越长，用户越有可能忽略它。或者，如果用户阅读它，他/她只会阅读前两个句子。考虑一下报纸文章的金字塔形：最重要的一点是第一句，第一段，第一部分。您越深入文章，信息变得越不重要，部分原因是读者在完成文章之前可能会感到无聊和保释。

停止告诉他们该怎么做。 “关闭所有应用程序并注销以进行修补”是一封愚蠢的电子邮件。一个更好的选择是“将重新启动系统进行修补；如果您有打开的应用程序，则可能会丢失数据”。

停止向他们发送无用的电子邮件，例如“维护将在晚上11点至上午6点执行。预计服务会中断”。无论如何，它不适用于99％的用户，那么为什么要用适用于1％的用户的东西打扰每个人呢？那些工作时间很晚的人知道，无论如何，中断很可能是由于维护造成的。

您发送的电子邮件越多，被忽略的可能性就越大。发送尽可能少的邮件，甚至更少。

例如，通过告诉用户他们需要安装补丁程序来阻止网络钓鱼。当您合法地向他们发送此类电子邮件时，它们更有可能成为网络钓鱼攻击的受害者，这些攻击看上去与您发送的电子邮件相同，但指向虚假补丁。

是的，FROM地址很重要。是的，这个主题很重要。您可以假定他们阅读主题行，并且通常这是他们阅读的唯一内容。当然，如果您尝试将整个电子邮件放在主题行中，或者全部封为大写，则很可能会被忽略。

#8 楼

观察结果：

一些用户可能理解您的消息很重要，但仍然“留待以后使用”，或者认为这是一个很好的参考，但暂时搁置了“发生了一些不好的事情”（它

我还不得不面对中层管理者的坚持，即内部发给组织的所有消息都应遵循某种正式的风格，对于任何用户来说，请务必关闭那将开始阅读它们。

所以，我有2条建议：


思考一下您的听众。是什么让他们感兴趣，什么引起了他们的注意，他们如何最好地收到您的信息。毕竟他们是您的同事。
专注于重要的消息，它们是意识培训或自动通知。如果它们真的很重要，则以一种使它们“不可抗拒”的风格构成它们。

一些提示（大多数用于了解信息）：


放弃官方组织的用语，放下法律术语，保持个性化。
尝试像您的用户，提出假设性问题，使他们认为“假设”。让您的安全谈话令人兴奋！又如何使他们对自己的个人数据的安全性有些担忧？被利用的系统可以用来窃取个人和公司数据。额外的好处：他们将课程带回家。
使用（彩色）文本框来总结您的消息。他们的眼睛会指引他们到那里。
暗示他们在组织中的职责。

#9 楼

对于需要用户操作的事情，我成功使用的一个技巧是将其发送给会议请求。技巧起作用的原因有几个：


人们倾向于响应会议要求。
让您在需要用户操作的事件之前创建提醒。在人们的日历中出现停机。

我不会为所有事情都这样做，因为它可能会自我毁灭，但对于足够重要的事情，这是有意义的。

#10 楼

对于病毒警报邮件，除了更改邮件内容之外，还要确保邮件“发件人：”标头指示它来自用户的线路管理员。 CC也那个人。那不是作弊吗？否。直属经理负责确保分发策略并遵循其报告，因此您代表他们发送消息。

对于停机和维护通知，有两个因素：首先是避免打扰用户进行维护。第二个是您应该考虑通过广播或即时消息系统通知用户，因为您发现电子邮件不是一种很好的媒介。

#11 楼

如果您确实有话要说（而不是“期望中断”类型的电子邮件），则可以将收件人姓名作为主题。是的，这是垃圾邮件发送者通常要做的事情。已更新等）。

请不要将其用于任何自动生成的消息。
并确保在所有计算机上将发件人地址列入白名单。

#12 楼

事实是，对计算机不太了解的用户不太在乎他们不了解的电子邮件。另外，第二点，人们只是习惯了经常收到的类似电子邮件，开始不阅读它们。

您能做些什么...大概没那么多。 >我建议您在电子邮件中添加一些类别作为标题。我建议为每个类别制作一个颜色代码。我建议在正文的开头写一个简短的声明，然后在简短的声明之后写一个详细的详细信息。

还要注意您将要使用的词，并尝试理解有些人对计算机技术术语不熟悉。避免使用它们，或者如果使用它们，然后定义它们。

考虑一下非技术人员在警告他们有关病毒时的想法吗？他们认为他们的机器里有野兽……没别的。

与他们一起教学。使用他们知道的单词。明确他们应该做什么。

#13 楼

在这里有许多出色的答案，唯一值得一提的是，对于您确实需要用户关注和/或响应的罕见情况，许多电子邮件客户端（例如Outlook）允许发件人指定提醒日期/时间，此时客户端实际上会弹出一个提醒消息框。
但是请谨慎使用，因为它很麻烦-尽管很有用，但如果需要的话。 （如果您过度使用它，它将被覆盖/忽略）。

#14 楼

根据您所在组织的层次结构，我发现有些事情会很有效。

我将其余用户的邮件转发给经理或主管，当他们转发这些邮件时，还会附带简短的“阅读”如果您仍然需要这份工作，请输入一个衬里纸（通常不是那么粗糙，但您会明白这一点），我想说接近70％的用户尝试阅读发出的重要公告。

其次，我使用一个引起关注的主题行，下面是一些示例，并简要介绍了技术方面。

主题：坏消息
电子邮件将包含一些自然内容我们可能会考虑坏消息，但用户甚至可能不会注意到，但是我们必须记录“我们做什么”，以防较小的人在自己的眼中难以理解“我们得到报酬的事情”挑战我们遇到的任何问题“警告他们”

主题：合规性问题或合规性审计
由于人们不愿阅读尸体，这通常会使我的电话响f消息，但是通常是在更新加密服务的过程中，但是如果我的主体这样说，那么它将被忽略，直到由于缺乏及时付款而关闭该服务；那么我必须在正常工作时间之外工作，而没有额外的补偿/加班。

主题：紧急！ （X期）
使用此方法时，它是不得已的方法。例如紧急！在更新许可证之前，客户端系统将关闭。 （您可能会说，我公司喜欢在第二秒内支付所有款项，当然，要我“修复它”的工作就落在了我身上，至少在管理人员攻击“我们为什么要向分支机构的雇员付款时不能在我们的系统中工作的办公室？！它崩溃了/损坏了。“我只是回答，如果它像您声称的那么紧急，那么请按时付款以免发生这种情况。发生这种情况后（每6到12个月），请使用信用卡重新购买许可证。是的！

主题：系统关闭
我用它来通知特定的系统将被安排为

最后，我想我应该说的第一件事是不要给您更多的电子邮件，图片似乎引起了人们的注意（ （因为他们的电子邮件客户端已配置为显示它们。）由于我每周只向大多数管理人员发送电子邮件几次，除非回答问题;我的电子邮件比以前使用的其他管理员更重要。不幸的是，除非出现问题，否则大多数用户仍然不会阅读，只要您已记录证明有人被告知您的理由应该是很扎实的证据即可。我总是说：“如果首先他们不理解您要说的话，请降低您的期望。” ;-)

#15 楼

只有通过电子邮件才能真正完成工作的唯一方法：


主题需要采取的行动
以某种方式表明他们已阅读或已执行请求的行动。
升级
如果不这样做，就升级为经理的经理。

由于无论您在电子邮件中做什么，很大一部分甚至都不会打开它。